Anualmente, várias declarações precisam ser prestadas pelo contribuinte ao fisco municipal, estadual e federal. Essas declarações consolidam dados de faturamento, receita, despesas, tributos pagos etc., e servem para que o fisco possa cruzar tais informações com as prestadas por outras empresas, para comprovar, assim, a regularidade fática e jurídica das declarações firmadas pelos contribuintes, confirmando a correção das informações restadas e dos tributos pagos. A pior forma de gerenciar a contabilidade de uma empresa é aguardar a chegada desse momento de prestação de contas para daí iniciar a escrituração fiscal, contábil e a organização dos documentos contábeis, sobretudo porque, um ano após os acontecimentos financeiros e contábeis, muitos documentos e informações dificilmente serão encontrados. Deve-se escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária, incluindo os movimentos das seguintes contas: caixa, conta corrente, aplicações financeiras, numerários em trânsito, além de outras. Tais informações devem ser registradas no Livro Razão. Por outro lado, no Livro Diário registram-se todas as movimentações diárias relativas a faturamentos, contas recebidas, pagamentos realizados, aplicações e transações bancárias, além de outros fatos contábeis.
Ainda se cultiva no Brasil, sobretudo em pequenas empresas, o péssimo hábito (ilegal e criminoso) de receber receitas financeiras sem lastro contábil, ou seja, sem a emissão de nota fiscal, sonegando-se tributos. O outro lado da relação (aquele que paga pelo serviço ou produto) tem a obrigação de exigir que seja emitida a nota fiscal. Entretanto, muitas vezes essa exigência é negligenciada, o que acaba culminando na falta da escrituração de tais despesas ou na escrituração falha, ou seja, sem a devida documentação fiscal.
As consequências são graves e vão desde a fiscalização da empresa, com análise de documentações e movimentações bancárias, até a instauração de procedimentos criminais investigatórios, para apuração de crimes de natureza tributária e econômica.
Cada vez mais empresas têm sido investigadas pelo poder público em razão da deficiência na escrituração contábil. O que antes era um mero problema tributário (que gerava a imposição de autos de infração e multas altíssimas), hoje comumente transforma-se num problema criminal, com risco a sócios e administradores de empresas.
Em tese, pelo rigor da lei, praticamente todas as empresas são obrigadas a manter a escrituração fiscal, embora nem todas as empresas paguem seus tributos com base no lucro real. Pode-se citar, por exemplo, o caso das empresas optantes pelo sistema diferenciado de tributação conhecido como Simples. Ao optar por tal regime de tributação, o empresário que não mantiver escrituração contábil em ordem e apresentar lucro acima de 32% sobre a receita, ou ainda se as despesas efetuadas pelo sócio ou pela empresa indicarem que o lucro da empresa é superior a esse percentual, fica obrigado a recolher Imposto de Renda da pessoa física sobre os lucros distribuídos aos sócios, apesar da isenção conferida pela lei aos empresários.
Trata-se, nesse caso, de uma pena pecuniária devida por aquelas empresas que não mantiveram sua escrituração contábil em dia e em ordem. Já as empresas tributadas pelo regime de lucro real pagam alguns tributos com base na diferença existente entre a receita e a despesa, ou seja, pagam tributos conforme o lucro que experimentarem. Quanto maior as despesas, menor o lucro. Nesse caso, as despesas têm papel fundamental na apuração do quantum a ser pago ao fisco. E não manter a escrituração fiscal, além de uma irregularidade fiscal, pode ser atitude configurada como crime, pois as despesas inexistentes podem ter sido lançadas na escrituração fiscal com o objetivo de reduzir os tributos a serem pagos. Concluindo, a melhor forma de gerenciar a contabilidade de uma empresa é trabalhar no dia a dia, ou seja, não deixar que vários meses se acumulem para que sejam tomadas as providências de regularização de documentos e escrituração fiscal.
